Referat af bestyrelsesmøde afholdt 27. september 2022 afholdt på Musikværket.

Til stede var:

Holger Schmedes, Anne Mette Schrader, Morten Pipper, Elin Dorte Hove, Tore Müller, Lars Lundt, Simon Krappesmark og Bent Hjort

Afbud fra:

Jesper Balle Kristensen Søren Lahn Sloth.

Dagsorden

1. Bordet Rundt
2. Skriftlig orientering fra musikskolelederen
3. Regnskab
4. Opfølgning vedr. Temadag
5. Drøftelse af budget 2023 til godkendelse hos Morsø Kommune
6. Samarbejde og opgavefordeling med Musikværkets og Musikværkets Venners bestyrelser
7. Nyt fra Morsø Kommune vedr. overdragelse og deres plan for fremtidig drift, lokation, personale, ledelse og undervisningstilbud. Herunder også kommunikationsopgaven til musikskolens ansatte.

Ad. 1:

Punkt afviklet

Ad. 2:

Punkt afviklet. Drøftelse af den vakante guitar/bas stilling og hvilke strategier musikskolen har gjort i forhold til at besætte stillingen.

Ad. 3:

Orientering fra ledelsen og Morten Pipper.

Ad. 4:

Temadagen er annulleret, men det forsøges at samle personale og bestyrelse i en eller anden form, f.eks. 20. december i tidsrummet 10-15.

Ad. 5:

Udkast til budget fremlagt. Budget udkast 2 sendes til godkendelse til Morsø Kommune.

Ad. 6:

Orientering om status. Musikskolens bestyrelse har udpeget Anne Mette Schrader som repræsentant til

Ad. 7:

Det er aftalt at musikskolens ledelse nu tager kontakt med forvaltningen i forhold til det fremadrettede arbejde med virksomhedsoverdragelsen.

Det blev aftalt at afsætte tidsrummet kl. 14.00 – 15.00 tirsdag d. 20. december til en ”lille tak for nu og overdragelsesseance” sammen med medarbejdere, bestyrelse og forvaltning.

Til stede var:
Morten Pipper, Holger Schmedes, Lars Lundt, Elin Dorte Hove, Jesper Balle Christensen og Bent Hjort

Søren Lahn Sloth ved via Teams til og med punkt 4. Anne Mette Schrader med fra punkt 3.

Afbud fra:
Tore Müller og Simon Krappesmark

Dagsorden godkendt

Ad. 1:

Punktet afviklet

Ad. 2:

Punktet afviklet

Ad. 3

Budget og regnskab fremlagt og drøftet. Ledelsens strategi vedr. nuværende ansættelser taget til efterretning.

Det er aftalt at lave et halvårligt regnskab i samarbejde med kommunen.

Det blev aftalt at Morten og Holger laver en opfølgning hos Musikværkets Venner og Musikværket vedr. aftale om overdragelse af opgaver fra musikskolens ledelse tilbage til Musikværkets Venner og Musikværket.

Det kan forventes at have mindre udgifter på service på udstyr sendt til reparation.

Ad. 4

a:
Drøftelse om at genopslå guitarstillingen. Det blev aftalt at droppe genopslag og i stedet for at finde undervisningsressourcerne internt.

b:
Kort briefing fra TR og ledelse

Ad. 5

Punktet blev drøftet. Det blev besluttet at Holger og Morten sender en skriftlig henvendelse til Morsø Kommune.

Ad. 6

Det blev aftalt at afvikle en personale/bestyrelsesdag en lørdag i september. Der er udsendt doodle til deltagerne med afsæt at musikskolens ledelse + formandskab derefter vælger en dato.

Referat af Bestyrelsesmøde onsdag d. 27. april kl. 16:30-18 på Musikværket

Tilstede var: Holger Schmedes, Anne Mette Schrader, Søren Sloth, Morten Pipper og Bent Hjort.

Afbud fra Simon Krappesmark, Tore Müller, Jesper Balle Kristensen og Lars Lundt

Dagsorden

1. Bordet rundt
2. Skriftlig orientering fra musikskolelederen
3. Personale – lukket punkt
4. Regnskab
   1. kvartalsregnskab
   2. rate
   3. budget – markedsføring
   4. lokal løndannelse
5. Status vedr. opgaver for Musikværket og Musikværkets Venner
6. Team- og inspirationsdag/aften

 Afholdes i maj måned forud for planlægning af det kommende skoleår (forretningsorden).

7. Indkommet forespørgsel fra musiklærerne vedr. lærerrepræsentant-rollen i bestyrelsen

Eventuelt

Referat

Ad. 1
Punktet behandlet.

Ad. 2

Punktet behandlet.

Ad. 3
Punktet behandlet.

Ad. 4

Den væsentligste udgift på lønninger i første kvartal balancerer med budget 2022.

Budget for markedsføring fremlagt og godkendt.

Der er fra TR et ønske om at bestyrelsen skal huske, at der skal afsættes midler til lokal løndannelse i forbindelse med udfærdigelse af budget 2023, jævnfør overenskomsten.

Ad. 5

Kort mundtlig status.

Ad. 6

Det blev aftalt at udvalget bestående af Lars og Søren griber opgaven. Søren tager kontakt til Lars.

Ad. 7

Oplæg fremlagt. Med afsæt i retslige omstændigheder, er forslaget i musikskolens nuværende konstruktion ikke muligt. Det blev præciseret at lærerrepræsentanten opgaver herunder mødeaktiviteter aflønnes.

Ref. Bent Hjort

Referat af bestyrelsesmøde afholdt virtuelt på Teams torsdag d. 10. marts 2022.

Til stede var Holger Schmedes, Anne Mette Schrader, Morten Pipper, Elin Dorte Hove, Jesper Balle Kristensen, Tore Müller.

Simon Krappesmark med på punkt 1 og 2

Afbud fra Lars Lundt

1. Afstemning om nedlæggelse/ophør af musikskolens aktiviteter
2. Aflysning af det planlagte årsmøde
3. Drøftelse af den aktuelle situation/opfølgning på ”processen”

Ad 1:

Det blev enstemmigt besluttet at nedlægge musikskolen.

Ad 2:

Årsmødet afvikles onsdag d. 30. marts 2022 i Lille Sal på Musikværket. Deltagelse jævnfør musikskolens vedtægter.

På valg er Anne Mette Schrader og Lars Lundt.

Ad 3:

Drøftelse afviklet.

Referat af bestyrelsesmøde

Tilstede var Holger Schmedes, Elin Dorthe Hove, Lars Lundt, Jesper Balle Kristensen, Simon Krappesmark, Morten Pipper og Bent Hjort.

Anne Mette Schrader deltog i punkt 1 og 2.

Afbud fra Tore Müller

Dagsorden

1. Bordet rundt
   
   
2. Skriftlig orientering fra musikskolelederen
   a: Spørgsmål til
   
   
3. Udvalgsarbejde vedr. musikskolens økonomi
   a: Opfølgning vedr. møde 23. februar med kommunen
   b: Andet
   
   
4. Regnskab og økonomi
   a: Godkendelse af årsregnskab
   b: Udliciterede opgaver til andre CVR-numre
   c: Budget, godkendelse af (udsat punkt fra sidste møde)
   
   
5. Personale – lukket punkt
   
   
6. Selvevaluering – herunder evaluering af
   a: Ledelsen
   b: Forholdet mellem bestyrelse og ledelse
   c: Bestyrelsens sammensætning
   
   
7. Opfølgning vedr. beslutning på punkt 3 – Udsat punkt fra september 2021

8. Årsmøde, planlægning
   
   
9. Planlægning af Inspirationsdag – planlægning og afholdelse
   Referat tekst fra september: Inspirationsdag for bestyrelse og medarbejdere. Udvalg bestående af Lars Lundt og medarbejderrepræsentanten planlægger i samråd med ledelsen.

Oplæg til ekstra inspirationsdag med Musikværket, evt. med Musikværkets Venner

Ad. 1

Kort præsentation af hinanden mhp. nye tiltrådte bestyrelsesmedlemmer.

Ad. 2

Punkt behandlet

Ad. 3

a: Bestyrelsens beslutning blev fremlagt og gennemgået. Derudover blev der aftalt hvilken kommunikation som nu meldes ud til elever, forældre/værger, medarbejdere og interessenter.

Ad. 4

a:
Regnskabet er fortsat undervejs fra revisor, og kunne derfor ikke godkendes.

b:
Det blev aftalt at meddele Musikværket og Musikværkets Venner, at musikskolens nuværende situation gør at summen af de administrative opgaver pålagt musikskolens administration, ikke er muligt i den nærmeste fremtid. Holger Schmedes og Simon Krappesmark retter henvendelse.

c:
Budgettet er ikke godkendt, da det ikke ligger til grund for den fremtidige drift. Budgettet er fortsat en rettesnor for styring af musikskolen, i tæt dialog med bestyrelse og kommune.

Instruks til ledelsen vedrørende økonomiske dispositioner

1) Økonomiske dispositioner i den kommende tid skal begrænses til et minimum, og være begrænset til nødvendige driftsmæssige dispositioner, vedrørende den nærmeste periode på 6 måneder.

2) Musikskolen undlader at indgå nye eller ændre eksisterende aftaler i forhold til Musikværket

3) Musikskolen er forpligtet til IKKE at sælge eller pantsætte af skolens aktiver

Ad. 5
Punkt drøftet.

Ad. 6.
Det blev besluttet at køre LUS på ledelsen med afsæt i template. Holger og Bent aftaler dag og tidspunkt. Bestyrelsens sammensætning blev drøftet.

Ad. 7.
Punktet udgår

Ad. 8.
Punktet er udsat til næste møde.

Ad. 9.
Punktet udgår

Deltagere: Anne Mette Schrader, Elin Dorte Hove, Lars Lundt, Simon Krabbesmark, Holger Schmedes, Tore Müller, Morten Pipper.
Afbud fra Jesper Balle Kristensen

Dagsorden i henhold til mødeindkaldelsen:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde 

2. Status på kommunikationen med kommunen 

3. Gennemgang af årsregnskab 2021 (i opdateret form) 

4. Gennemgang af budget 2022 med bearbejdning af kommunens kommentarer – med anmodning om at bestyrelsen vedtager dette budget

5. Oplæg til fremtidig månedsrapportering til Bestyrelse og Kommune

6. Diskussion af behovet for fremtidige økonomiske rammer
   1. Historiske lån 
   2. Efterslæb (gæld) for 2020/2021 
   3. Nuværende bevillingsrammer kontra fremtidige bevillinger 

7. Diskussion og planlægning af årshjul for bestyrelsens arbejde, herunder planlægning af årsmøde for Musikskolen

8. Godkendelse af afregning vedrørende tilskud til folkeoplysning, voksenundervisning

9. Eventuelt

Referat:

Ad 1) Der var ingen kommentarer til referat.

• Aktion: Morten Pipper tager beslutningsreferat fra dagens møde og rundsender.

Ad 2) Referat fra sidste møde med kommunen blev gennemgået.

Ad 3) Jf. vedlagte oplæg til bestyrelsesmødet blev resultatet gennemgået.

• Estimeret resultat for 2021 gennemgået. Udviser p.t. et underskud på 700.000 kr.
• Bent oplyste: Endeligt regnskab fra revisor forventes færdigt i uge 8

Ad 4) Budget med forudsætninger blev gennemgået.

Der blev stillet spørgsmålstegn til forudsætningerne for budgettering af Statstilskud, Elevbetaling og Lærerløn.

• Statstilskud er et estimat fra Bent Hjort. Er måske 65.000 kroner for højt. Men vi ved det ikke. Der er usikkerhed om præcist hvordan det opgøres og tildeles. Der er også usikkerhed om rapporteringen for 2020 og hvilken løn, der er tilskudsberettiget.
• Lærerløn: Baseret på historiske nøgletal, fremskrevet i forhold til forventet elevbetaling. Er måske 150.000 kroner for højt, jf Bent’s beregninger.
• Elevbetaling: Baseret på aktuelle tal i det administrative system for elevtallet.
• Drifts- og ledelsesmæssige arbejdsopgaver i organisationen blev drøftet.
• Der blev stillet spørgsmål til omfanget af vores arbejde for Musikværket m.m.
• Kommunen havde bedt bestyrelsen om at udarbejde et budget, som bestyrelsen kunne bakke op om.
• Det er ikke muligt med de nuværende budgetforudsætninger/usikkerheder at få bestyrelsens opbakning til budgettet,

Aktioner til punkt 4 BUDGET:

• Morten, Bent aftaler møde med Dorte Bertelsen for at sikre at der er ens opfattelse af elevtalsberegning
• Bent sætter sig ind i reglerne for Statstilskud, eventuelt ved at kontakte kolleger på andre skoler samt Slots Og Kulturstyrelsen for at få verificeret tal for statsstøtte. Vi skal sikre, at vi får det korrekte tal udbetalt/budgetteret.
• Morten laver et budgetoplæg baseret på +/- udsving på de usikre poster (løn, elevbetaling.
• Sekretærløn m.m.). Det danner basis for et budget med potentielle upsides. Oplægget deles med kommunen sammen med oplæg til øget bevilling + lån.
• På næste bestyrelsesmøde skal følgende punkter diskuteres
  • Lederens arbejdsopgaver/-mængde for andre bestyrelser (musikværket)
  • Håndtering af sekretæropgaver

Ad 5) Oplæg til månedsrapportering til Bestyrelse og kommune:

For at sikre bedre opfølgning og tidligere identifikation og aktion på afvigelser er det besluttet at lederen hver måned, senest den 15. kalenderdag afleverer en månedsrapport for foregående måned, som indeholder følgende:

Elevetal:

Afholdt Lønomkostninger

Indestående på bankkonto d.d.

Kommende betalinger.

Månedsbalance indeværende måned og åtd, bogført op til månedsafslutning. Med forklaring på afvigelser (excelformat)

Ad 6) Behov for fremtidige økonomiske rammer:

Budgetforudsætningerne for nuværende tilsiger behov for et lån på 450.000 kroner og en ekstrabevilling fra kommunen på 200-250.000 kroner mere for 2022.

Morten P supplerer med best-case scenarie og deler oplægget med kommunen.

Ad 7) Planlægning af bestyrelsesmøder:

• Næste møde hos kommunen:                              februar klokken 12:30
• Næste bestyrelsesmøde: februar, klokken 19:00 for Planlægning af årsmøde og evaluering på økonomi/årsregnskab
• Årsmøde 30 marts, klokken 19:00

Ad 8) Ansøgning blev underskrevet af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer

Ad 9) Intet at referere

Dagsorden

1. Bordet rundt
2. Skriftlig orientering fra musikskolelederen
3. Personale
4. Opfølgning ved. artikel og ekstra indkaldt personalemøde – bilag vedhæftet
5. Regnskab
   1. Halvårligt regnskab – resultat
   2. Opfølgning vedr. beslutning på punkt 3
   3. Ny løsning
   4. Strategi for risikostyring – udsat punkt
6. Regnskabsteknisk opdeling vedr. midler fra Slots- og Kulturstyrelsen (Musikskoleloven) og Folkeoplysningsloven (Aftenskole)
   https://www.statistikbanken.dk/muskol02
7. Interessenthåndtering – udsat punkt
8. Inspirationsdag – planlægning og afholdelse

– eventuelt

23. september 2021

Referat af bestyrelsesmøde

Til stede var Morten Pipper, Holger Schmedes, Lars Lundt, Jens Dahlgaard, Gerhard Mark og Bent Hjort

Afbud fra Anne Mette Schrader, Simon Krappesmark og repræsentant fra Kommunens folkeskoler (vakant post)

Ad 1)

Ingen input.

Ad 2)

Oversigt over elevtilmeldinger hen over de sidste 5 år. Kort briefing omkring ydre og indre forhold til faldende elevtilmeldinger, som også blev præsenteret for Børne- og Kulturudvalget.

En samtale omkring værdien af musik og få musikken tilbage på bordet. At sælge musikken på en anden måde. Det er også musikskolens vision. Den direkte og gode historie. At gøre noget sammen – det smitter.

Spørgsmål vedr. beregning af lærernes arbejdstid opdelt i undervisningstid, lærerens tid og skolens tid. Blev præciseret af Bent.

Konkretisering af sagsforløbet og aftale mellem musikskolen og DMK v. arbejdsopgave

Ad 3)

Lukket punkt

Ad 4)

Artiklen har medført et ekstraordinært personalemøde, hvor dagsordenen blev udfærdiget af MED-udvalget med deltagelse af formanden.

Oplæg til medarbejderne omkring interessen for at deltage i et dialogmøde inden jul, hvor man følger op vedr. det ekstraordinære personalemøde sammen med bestyrelsen.

Det er derudover besluttet at man ikke vil bruge tid og taletid til og i Nordjyske vedr. artiklerne, men i stedet for at bruge tid internt i organisationen

Ad 5)

1. Gennemgang v. Morten Pipper
2. Det blev besluttet at imødekomme Bents forslag på kun at opkræve for den undervisning som er eksekveret undervisning på. Dermed ændres tidligere beslutning vedtaget på bestyrelsesmøde i juni, punkt 3.
3. Nyt betalingssystem på vej som skal gøre det nemmere for betalere og administration. Omtalte gebyrudgifter til nyt betalingssystem på falder musikskolen, men anses for at være en administrativ gevinst i forhold til nuværende praksis, som kræver meget administrationstid.
4. Drøftelse af likviditetsbudget

Ad 6)

Punktet blev debatteret. Grundet sagens vigtighed og det forhold at der kun var 5 ud af 9 stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer, blev beslutningen vedr. punktet udsat til næste møde.

Ad 7)

Udsat til næste møde

Ad 8)

Inspirationsdag for bestyrelse og medarbejdere. Udvalg bestående af Lars Lundt og medarbejderrepræsentanten planlægger i samråd med ledelsen.

29. juni 2021

Referat af bestyrelsesmøde

Til stede var:

Morten Pipper, Nikolaj Lykke Langgaard, Holger Schmedes, Anne Mette Schrader.

Lars Lundt meddelelse fra punkt 3

Afbud fra Jens Dahlgaard og Søren Østergaard

     1.       Bordet rundt

     2.       Skriftlig orientering fra musikskolelederen

     3.       Regnskab – Covid-19 procedure og beslutning omkring tilbagebetalingsprocedurer.

     4.       Dokumentation/revision af undervisning under 25 år og 25 år og derover.

     5.       Morsø Kommune – halvårsmøde med Børne- og Kulturudvalget, samt forudgående møder. Halvårsrapport – 1. kvartal 2021.

     6.       Forretningsorden – behandling og godkendelse af.

       – Oplæg v. udvalg vedhæftet

     7.       Strategi og risikostyring

     8.       Vedtægter – til underskrift

     9.       Team- og inspirationsdag

     10.   Interessenthåndtering

Ad 1)

Ingen input.

Ad 2)

Enkelte spørgsmål til den skriftlige orientering udsendt forud for mødet.

Ad 3)

Kvartalsopgørelsen fremlagt uden bemærkninger.

Der var enighed fra bestyrelsen om ikke at lave tilbagebetalinger for tabt undervisning. Bent gør den tabte undervisning op og ved evt. udfordringer tages formanden i ed, i forhold til evt. justeringen af bestyrelsens anvisning.

Ad 4)

Bestyrelsen ønsker at få belyst historikken i regnskabet, herunder tidligere anmærkninger vedr. punktet. At man kontakter tidligere bestyrelsesformand vedr. nuværende praksis og regnskabsføring. Det blev besluttet at Anne Mette Schrader kontakter tidligere formænd. Derudover tager Morten Pipper kontakt til revisionsfirmaet. Punkt på næste bestyrelsesmøde.

Ad 5)

Statusrapporten sendt retur med ønske om en ny version fra kommunen side. Nyt statusmøde indkaldt til august med deltagelse af Anne Mette Schrader og Bent fra musikskolen. Derefter møde i Børne- og Kulturudvalget i efteråret.

Ad 6)

Med tilføjelse af en opgave som kasserer

Ad 7)

Punkt udskudt til næste møde.

Ad 8)

Udsat til næste møde.

Ad 9)

Inspirationsdag/aften. Forslag:
– Besøge Kulturkøbmanden og Folk Club i Sillerslev.
– Møde Musikværkets bestyrelse.
– Besøge andre musikskoler og/eller kulturinstitutioner.
– Højskolen på Mors.

Ad 10)

Udsat

Ref. Bent

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 16. marts 2021 kl. 19 afholdt på Musikværket

Til stede var: Bent Hjort, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Anne Mette Schrader Nikolaj Lykke Langgaard (via Teams), Lars Lundt, Morten Pipper og Holger Schmedes

1. Orienteringspunkter
2. Drøftelse af de administrative opgaver med afsæt i en kommende stillingsopslag på vakante stilling som sekretær
3. Godkendelse af ændringer i ansattes ansættelsesforhold
4. Behandling af ledelsens ønske om levering af ny hjemmeside til Musikskolen og Musikværket.
5. Behandling og beslutning af vedtægtsændringer
6. Etablering af forretningsorden
7. Interessenthåndtering – udskudt punkt fra bestyrelsesmøde i januar

Ad. 1:

Der gives mandat til Bent Hjort på at igangsætte driftssikkerheden i tilfælde af frafald af en eller flere medarbejdere. Det gælder både musikskolens drift, samt driftsopgaver for andre foreninger herunder Musikværket, Musikværkets Venner og Billedskolen på Mors. Som udgangspunkt efterspørges juridisk bistand hos egen revisor.

Spørgsmål vedr. sagsbehandlingen omkring OrkesterMester på Øster Jølby og Sydmors Skoler + Dueholmskolen. Vi afventer fortsat sagsbehandlingen hos DMK, hvilket er forsinket grundet strukturændringer i den styregruppe som skal behandle kommunens henvendelse på at nedskalere projektet.

Orientering vedr. kommunikation mellem formand/næstformand og Tore Muller. Med afsæt i formand og næstformands ønske om at kommunikationen til og fra kommunen foregår skriftligt, opleves det at der er en god kommunikation. Børn- og Kulturudvalgets ønske på ekstra bestyrelsesmedlem i bestyrelsen ønskes først eksekveret efter kommunalvalget.

Ad. 2:

Bents oplæg til stillingsopslag er er med bemærkninger godkendt. Bent producerer et stillingsopslag til gennemsyn til bestyrelsen via e-mail. Profiloplæg på grundkvalifikationer kan tage afsæt i følgende profiler: Musikpædagoger, musiker, folkeskolelærer.

Bent undersøger hvilke steder stillingsopslaget skal placeres lokalt. Facebook, Jobnet, LinkedIn, m.v. er foreslået.

Ad. 3:

Bestyrelsen informeres ved ændringer i ansættelser, herunder justeringer ved nyansættelser og økonomi. Medarbejderforhold gøres til fast punkt til kommende bestyrelsesmøder.

Ad. 4:

Det blev besluttet at Bent får mandat til at gå med et af de indhentede tilbud, med afsæt i at også Musikværket går med til at køre på samme CMS-system, således at det praktisk administrative arbejde på driften af hjemmesiderne tilgodeses.

Ad. 5:

Drøftelse af proceduren for hvorledes repræsentanten fra skolerne vælges. Hvem har mandat til at udpege/vælge repræsentanten og hvorvidt inddrages friskolerne i udpegningen/udvælgelsen. Det blev besluttet at tilgodese kommunens ønske om et ekstra medlem derfra, samt at udvide bestyrelsen til 9 medlemmer fremover, heraf et der afsøges i privatskole-regi. Bent kontakter friskolerne vedr. tilbud om en bestyrelsespost.

Årsmøde ændres til med udgangen af marts måned.

Ad. 6:

Oplæg til fast dagsorden til bestyrelsesmøderne og denne beskrives i forretningsordenen. Herunder elevtal, medarbejderforhold, økonomiske forhold, strategi og forretningsudvikling. Punktet derefter udskudt til næste bestyrelsesmøde.

Ad. 7.

Oplæg fremlagt med tilføjelser fra bestyrelsen. Bestyrelsens opgave overordnet at prioritere hvorledes de forskellige interessenter skal vægtes er udsat til næste møde.

ref. Bent Hjort

Download som PDF

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 11. februar 2021 kl. 17 afholdt virtuelt på Teams

Til stede var: Bent Hjort, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Anne Mette Schrader Nikolaj Lykke Langgaard,
Marianne Vangsgaard Torbensen, Lars Lundt, Morten Pipper, Erik Kokholm og Holger Schmedes

Kort præsentation af bestyrelsesmedlemmer og deres virke

Godkendelse af referat fra årsmødet

Konstituering af bestyrelsen

Overlevering fra den tidligere bestyrelse (se meget gerne tidligere referater samt vedtægter her)

Henvendelse fra kommunen med ønske om hurtig sagsbehandling.
– eventuelt

Ad. 1

–

Ad. 2

Referatet fra Årsmødet blev godkendt.

Ad. 3

Bestyrelsen konstituerede sig selv og Holger Schmedes blev valgt til formand og Anne Mette Schrader valgt
til Næstformand.

Ad. 4

Kort orientering vedr. administration sekretær og de udfordringer der er vedr. lavere bemanding og de
facto mangel på sekretær.
Orientering og spørgsmål vedr. kommunens ansøgning til Danske Musik- og Kulturskoler på at reducere
OrkesterMester koblet på Øster Jølby og Sydmors Skoler.
Grundlæggende spørgsmål vedr. musikskolens praksis og hvorledes samarbejdsprojekter er koblet op på
folkeskoler eller andre institutioner. Fokus på lignende tilbud med de mange andre offentlige og private
institutioner i kommunen.
Der er en primær opgave i at få musikskolen tilbage på normal. Det gør at der er nogle vigtige beslutninger
der skal tages, gør at bestyrelsen snarest skal mødes.
Oplæg på snarligt møde som afholdes fysisk.
s. 2

Ad. 5

Kommunaldirektør Torben Gregersen skriftlige henvendelse modtaget 11. februar 2021 blev behandlet. Da
henvendelsen kræver en vedtægtsændring, var det ikke muligt for bestyrelsen på dagens møde at tage
beslutning omkring henvendelsen. Det blev derfor besluttet at Børne- og Kulturudvalget får et svar på
bestyrelsens stillingtagen efter næste afholdte bestyrelsesmøde.
Det blev yderligere besluttet at fastsætte et arbejdsudvalg bestående af Holger Smedes, Lars Lundt og Bent
Hjort med henblik på til at komme med udkast til vedtægtsændringer. Udkastet skal behandles på
førstkommende bestyrelsesmøde.
Ref. Bent Hjort

Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag d. 28. januar 2021 kl. 19 via Teams

Til stede var: Jannie Larsen, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Jakob Halkjær, Lise Holm-Andersen og Bent Hjort.

Afbud fra Stig Lausten

Dagsorden:
1. Status på musikskolen – orientering v. BHJ
2. Drøftelse af diverse opgaver indsendt fra musikskolens ledelse
3. Årsmøde
4. Covid-19 – håndtering af kontingenter og tabt undervisning.
5. Økonomi
6. Interessentkortlægning
7. Rapport vedr. sagsforløb med kommunen

Ad 1)

Med bistand fra kommunens HR-afdeling er indgået en fratrædelsesaftale med sekretær Marian Bjørnholdt
Mikkelsen. Dette betyder at musikskolens sekretærstilling pt. er ubesat og sekretæropgaver varetages af
vikar, samt musikskolens leder.

Jævnfør musikskolens vedtægter, så har musikskolelederen indkaldt til valgmøde for at der kan blive valgt
en lærerrepræsentant til musikskolens bestyrelse. Valgmødet finder sted tirsdag d. 10. februar kl. 12.
Nuværende repræsentant stiller ikke op til genvalg.

Samme tirsdag er personalet indkaldt til møde. Et af punkterne bliver klargøring af den kommende sæson,
hvori en kerneopgave bliver rekrutteringsarbejde på at hverve flere elever. I det arbejde vil musikskolens
markedsføringsplan inddrages, herunder de oplistede markedsføringsaktiviteter.

Der arbejdes i ledelsen på at samle op på musikskolens ansatte og deres ansættelser. Grundet manglende
overlevering fra tidligere ledelse er det svært at flytte ind i den måde som arbejdstiden er blevet
tilrettelagt. For flere medarbejdere er der ikke indgået en beregning og aftale for indeværende sæson,
inden daværende leders fratrædelse. Planen er at bruge de få aftaler som er indgået som skabelon for
resten af personalet denne sæson ud. Det forventes at oplæg til disse er lavet inden vinterferien, samt at
disse bliver en del af MUS som påbegyndes fra uge 8.

TR og AMR-udvalget bestående af Nikolaj Langgaard, Anders Duus og musikskolelederen mødes hver uge.
Pt. arbejdes der på at færdiggøre personalehåndbogen. Det estimeret at kunne komme med et udkast til
denne i løbet af en måned.

Produktion af musikskolens årshjul påbegyndt og forventes at være færdigarbejdet inden vinterferien. I
årshjulet tilkobles bl.a. markedsføringsplan og fremlagte årshjul fra kommunen.
Møde med revisor hvor spørgsmålet om momsfradrag og regnskabsprogram blev drøftet. Begge forhold
undersøges

Ad 2)

Med afsæt i musikskolens administrations fortsatte udfordringer, og i indkøring af ny musikskoleleder, er
der et ønske fra musikskolelederen på at personalerepræsentanten i 2021 besættes af enten AMR eller TR.
Med afsæt i en fælles drøftelse, er bestyrelsens holdning at man vil fastholde det armlængdeprincip
beskrevet i vedtægterne, at lærergruppen blandt egne vælger personalerepræsentanten.
Hjemmeside – udfordringer og løsninger.

Som en stillet opgave for Musikværket skal der laves en ny hjemmeside for Musikværket, som skal driftes af
musikskolen. Bent præsenterede de udfordringer som er ved de nuværende platforme og gav et bud på en
løsning som musikskolens administration ønsker. Efter drøftelse omkring fordele og udgifter vedr. oplægget
samt økonomi, blev punktet udsat til næste bestyrelsesmøde

Nuværende ansættelsesgrader i forhold til elevtal. For langt af de fleste ansatte på musikskolen er der
uoverensstemmelse mellem deres ansættelse og de reelle arbejdsopgaver. Grundlaget for
uoverensstemmelserne skal ses ud fra Covid-19 situationen i Danmark, samt det forhold at musikskolen har
været drevet uden reel ledelse i estimeret 6 måneder i en periode hvor hvervning af elever ikke er prioriteret.
Problematikken blev drøftet i bestyrelsen og forskellige forslag til håndtering af sagen blev forelagt
musikskolelederen.

Ad 3)

Der er få tilmeldinger til årsmødet. Der ligger en opgave på at få flere til mødet, samt at prikke til
kandidater til bestyrelsen.
Bestyrelsen indstiller Tony Nedergaard eller Claus Hansen fra Dueholmskolen som ordstyrer. Jannie Larsen
kontakter disse med obs på at disse kan deltage i en generalprøve på Zoom tirsdag d. 2. februar.

Ad 4)

Det blev besluttet at fortsætte med tidligere beslutning, hvori afviklet online undervisning betragtes på lige
fod som undervisning ved fysisk fremmøde. Den undervisning som pt. er aflyst, herunder
holdundervisningen kræves der ikke opkrævning for i rate 3. Ellers opgøres den endelige undervisning som
er afviklet i hele sæsonen i forbindelse med rate 4.

Ad 5)

Årsregnskabet 2020 blev gennemgået men endelig gennemgang med revisor er påkrævet inden bestyrelsen
kan godkende regnskabet.
Det blev besluttet at musikskolen skulle forsøge at få indkrævet nogle af de manglende opkrævninger fra
rate 4 sæson 2019-20.

Ad 6)

Punktet blev udskudt til næste møde.

Ad 7)

Jævnfør orientering på sidste bestyrelsesmøde er der fortsat udfordringer omkring de aftaler som indgås og
derefter skal eksekveres med kommunens centerchef. Med afsæt i forsatte forsinkelser i sagsbehandlingen
af OrkesterMester har musikskolen måtte give udtryk for dette over for centerchefen. Det omhandler at
musikskolen ad flere omgange skal rykke centerchefen, at anmodninger og aftaler ikke overholdes, hvilket
udfordrer musikskolens tålmodighed. Disse udfordringer har medført at der fra musikskolens side er lavet
en skriftlig rapport omkring disse forhold fremlagt på bestyrelsesmødet.
Rapporten omhandler forhold omkring musikskolen gentagende gange har måtte rykke for aftaler, samt har
måtte opgive at få svar på spørgsmål og anmodninger rettet til centerchefen, herunder også verificeringer
af aftaler som er indgået på møder med centerchefens deltagelse. De af møderne indkaldt af centerchefen
og/eller kommunen har aldrig medført referat fra centerchefen/kommunens side, hvilket har betydet at
musikskolen har måtte lave skriftligt oplæg på aftaler, med efterfølgende behov for verificering hos
centerchefen af disse aftaler. I forhold til sagens omfang samt den væsentlige økonomi musikskolen
investerer i projektet, udfordres musikskolen af ovenstående.

Ref. BHJ

Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag d. 11. januar 2021 kl. 19 via Teams

Til stede var: Jannie Larsen, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Jakob Halkjær, Lise Holm-Andersen og Bent Hjort.

Afbud fra Stig Lausten

Dagsorden:
1) Status på Musikskolen (BHJ)
Aktiviteter
2) Gennemgang af organisation. (JAL)
3) Årsmøde (JAL)
Hvordan skal vi afholde årsmødet hvis restriktionerne forlænges?
4) Drøftelses af Morsø kommunes henvendelse: (JAL)
Morsø Kommune har et ønske om, at de i stedet for 1 kommunalbestyrelsesmedlem i bestyrelsen kan
være 2 kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Skal det andet medlem have stemmeret kræver dette en vedtægt ændring.
5) Økonomi (JAL)

Ad 1)

Orientering vedr. personalesituationen.
Musikskolen har afholdt møde med Michael Dahlgaard og Torben Gregersen vedr. fortsatte udfordringer på
at partnerne Musikskolen på Mors, Øster Jølby og Sydmors Skoler, Dueholmskolen og Morsø Kommune får
færdigbehandlet og underskrevet partnerskabsaftale koblet op på OrkesterMester. Mødet udmundede i at
Morsø Kommune ønsker at trække Dueholmskolen ud af projektet, samt nedskalere projektet fra 4 til 3 år
løbetid. Derudover blev det aftalt af der til musikskolen gives dækningsgaranti fra kommunen v. centerchef
Michael Dahlgaard mht. til at musikskolen indkøber instrumenter til OrkesterMester og disse er bestilt hos
leverandør. Kommunen retter henvendelse til projektejer af OrkesterMester Danske Musik- og Kulturskoler
(DMK) med hensyn til ændringer i den oprindelige ansøgning koblet op på Øster Jølby og Sydmors Skoler,
Dueholmskolen, jævnfør forpligtelse omkring dette ved større ændringer i projektet.

Musikskolen har i uge 2 rykket for videre sagsbehandling v. Michael Dahlgaard, herunder en skriftlig
orientering til partnerne omkring kommunens beslutning jævnfør ovenstående, således at partneraftalen
omkring OrkesterMester snarest kan underskrives.

Der arbejdes på at få registreret alt inventar i SpeedAdmin. Administrationsprogrammet bruges også til at
registrere Musikværkets inventar. Alt inventar mærkes derudover så ejerforhold fremgår tydeligt.
Efter aftale med Musikværkets bestyrelse arbejdes der på at få opdateret deres hjemmeside. Omkring
arrangementer og aktiviteter på Musikværket, inkl. musikskolens aktiviteter bestræbes på en samlet
kalender, med mulighed for at filtre de forskellige institutioner.

Verdens Vinde. Musikskolen har ansvaret til regnskabet og der arbejdes på at få lukket projektet.
Musikskolen har været lukket for fysisk fremmøde af undervisning siden uge 51 2020. Undervisning afvikles
i videst muligt omfang online.

Niels Svenningsen stammer fra Mors og vi har derfor valgt at uddele et Legat til Morsø Musikskole på kr.
25.000. Legatet er tiltænkt jer, for at understøtte den store indsats i gør i hverdagen og den måde I får
musik ind i hjerterne i mange mennesker og familier – I er med til at gøre det muligt, at musik er en del af os
alle og ikke mindst af lokalområdet.

Personalet har valgt Nikolaj Langgaard som TR. Dermed er TR-repræsentantposten igen besat efter i flere år
ikke har været besat.

Ad 2)

Gennemgang af organisationsstruktur. Det blev aftalt at bestyrelsen inddrages i en interessentanalyse i
forhold til musikskolen. Digitalstyrelsens vejledning til interessenthåndtering. sendes rundt til bestyrelsen.
https://digst.dk/media/18212/14-vejledning-til-interessenthaandtering.pdf
Punkt på næste møde.

Ad 3)

Ud fra input fra bestyrelsesmedlemmerne blev der enighed om at Bent kontakter Jesper Linde Kjeldsen fra
firmaet Greait i forhold til tilbud på en digital afvikling af årsmødet.
Bestyrelsen beder folk tilmelde sig til årsmøde ved at sende e-mail til formanden på e-mail jal@vils.dk ved
fulde navn. Derudover anmodes det om at kandidater til bestyrelsespost indmelder sit kandidatur. Deadline
for ovenstående mandag d. 1. februar.

Søren og Jannie udfærdiger et skriv som sendes til Bent som udsender torsdag d. 14. januar.
Dagsorden til årsmødet for 2019+2020:
1. Formandens beretning
2. Regnskab
3. Valg af medlemmer til bestyrelsen

Ad 4)

Sagsbehandling af henvendelsen blev drøftet og det blev besluttet at man ikke laver vedtægtsændringer
vedrørende bestyrelsens sammensætning. Bestyrelsen vil gerne invitere en ekstra person for Børn og
Kulturudvalget til at sidde i bestyrelsen. Begrundelsen for dette er at bestyrelsen ønsker at der skal være et
flertal af brugerne i bestyrelsens sammensætning.

Ad 5)

Årsregnskab er hos revisor. Gennemgås og godkendes til næste bestyrelsesmøde.

Ref. Bent