Bestyrelsen

Musikskolen på Mors´ bestyrelse

Holger Schmedes – formand
Anne Mette Schrader – næstformand
Morten Pipper
Lars Lundt
Søren Østergaard – repræsentant for folkeskolelederne, Morsø Kommune
Jens Dalgaard – repræsentant for Børne- og Kulturudvalget, Morsø Kommune
Nikolaj Lykke Langgaard – personalerepræsentant, Musikskolen på Mors

Suppleanter

Erik Kokholm

Marianne Torbensen

Gerhard Mark

 

  1. juni 2021

Referat af bestyrelsesmøde

 

Til stede var:

Morten Pipper, Nikolaj Lykke Langgaard, Holger Schmedes, Anne Mette Schrader.

Lars Lundt meddelelse fra punkt 3

Afbud fra Jens Dahlgaard og Søren Østergaard

 

 

Ad 1)

Ingen input.

Ad 2)

Enkelte spørgsmål til den skriftlige orientering udsendt forud for mødet.

Ad 3)

Kvartalsopgørelsen fremlagt uden bemærkninger.

Der var enighed fra bestyrelsen om ikke at lave tilbagebetalinger for tabt undervisning. Bent gør den tabte undervisning op og ved evt. udfordringer tages formanden i ed, i forhold til evt. justeringen af bestyrelsens anvisning.

 

Ad 4)

Bestyrelsen ønsker at få belyst historikken i regnskabet, herunder tidligere anmærkninger vedr. punktet. At man kontakter tidligere bestyrelsesformand vedr. nuværende praksis og regnskabsføring. Det blev besluttet at Anne Mette Schrader kontakter tidligere formænd. Derudover tager Morten Pipper kontakt til revisionsfirmaet. Punkt på næste bestyrelsesmøde.


Ad 5)

Statusrapporten sendt retur med ønske om en ny version fra kommunen side. Nyt statusmøde indkaldt til august med deltagelse af Anne Mette Schrader og Bent fra musikskolen. Derefter møde i Børne- og Kulturudvalget i efteråret.

 

Ad 6)

Med tilføjelse af en opgave som kasserer

 

Ad 7)

Punkt udskudt til næste møde.

 

Ad 8)

Udsat til næste møde.

 

Ad 9)

Inspirationsdag/aften. Forslag:
– Besøge Kulturkøbmanden og Folk Club i Sillerslev.
– Møde Musikværkets bestyrelse.
– Besøge andre musikskoler og/eller kulturinstitutioner.
– Højskolen på Mors.

 

Ad 10)

Udsat

 

 

Ref. Bent

 

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 16. marts 2021 kl. 19 afholdt på Musikværket

Til stede var: Bent Hjort, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Anne Mette Schrader Nikolaj Lykke Langgaard (via Teams), Lars Lundt, Morten Pipper og Holger Schmedes

  1. Orienteringspunkter
  • Skriftlig orientering vedhæftet fra Bent
  • Briefe lidt om kommunikationen med kommunen
  • Spørgsmål til orienteringspunkter
  1. Drøftelse af de administrative opgaver med afsæt i en kommende stillingsopslag på vakante stilling som sekretær

  2. Godkendelse af ændringer i ansattes ansættelsesforhold
    Oplæg v. Bent på mødet.

  3. Behandling af ledelsens ønske om levering af ny hjemmeside til Musikskolen og Musikværket.
    Udsat punkt fra musikskolens bestyrelsesmøde i januar.

  4. Behandling og beslutning af vedtægtsændringer
    – se musikskolens vedtægter §13 samt oplæg fra udvalg.

  5. Etablering af forretningsorden

  6. Interessenthåndtering – udskudt punkt fra bestyrelsesmøde i januar

 

 

Ad. 1:

Der gives mandat til Bent Hjort på at igangsætte driftssikkerheden i tilfælde af frafald af en eller flere medarbejdere. Det gælder både musikskolens drift, samt driftsopgaver for andre foreninger herunder Musikværket, Musikværkets Venner og Billedskolen på Mors. Som udgangspunkt efterspørges juridisk bistand hos egen revisor.

Spørgsmål vedr. sagsbehandlingen omkring OrkesterMester på Øster Jølby og Sydmors Skoler + Dueholmskolen. Vi afventer fortsat sagsbehandlingen hos DMK, hvilket er forsinket grundet strukturændringer i den styregruppe som skal behandle kommunens henvendelse på at nedskalere projektet.

Orientering vedr. kommunikation mellem formand/næstformand og Tore Muller. Med afsæt i formand og næstformands ønske om at kommunikationen til og fra kommunen foregår skriftligt, opleves det at der er en god kommunikation. Børn- og Kulturudvalgets ønske på ekstra bestyrelsesmedlem i bestyrelsen ønskes først eksekveret efter kommunalvalget.


Ad. 2:

Bents oplæg til stillingsopslag er er med bemærkninger godkendt. Bent producerer et stillingsopslag til gennemsyn til bestyrelsen via e-mail. Profiloplæg på grundkvalifikationer kan tage afsæt i følgende profiler: Musikpædagoger, musiker, folkeskolelærer.

Bent undersøger hvilke steder stillingsopslaget skal placeres lokalt. Facebook, Jobnet, LinkedIn, m.v. er foreslået.

 

Ad. 3:

Bestyrelsen informeres ved ændringer i ansættelser, herunder justeringer ved nyansættelser og økonomi. Medarbejderforhold gøres til fast punkt til kommende bestyrelsesmøder.

 

Ad. 4:

Det blev besluttet at Bent får mandat til at gå med et af de indhentede tilbud, med afsæt i at også Musikværket går med til at køre på samme CMS-system, således at det praktisk administrative arbejde på driften af hjemmesiderne tilgodeses.

 

Ad. 5:

Drøftelse af proceduren for hvorledes repræsentanten fra skolerne vælges. Hvem har mandat til at udpege/vælge repræsentanten og hvorvidt inddrages friskolerne i udpegningen/udvælgelsen. Det blev besluttet at tilgodese kommunens ønske om et ekstra medlem derfra, samt at udvide bestyrelsen til 9 medlemmer fremover, heraf et der afsøges i privatskole-regi. Bent kontakter friskolerne vedr. tilbud om en bestyrelsespost.

Årsmøde ændres til med udgangen af marts måned.

 

Ad. 6:

Oplæg til fast dagsorden til bestyrelsesmøderne og denne beskrives i forretningsordenen. Herunder elevtal, medarbejderforhold, økonomiske forhold, strategi og forretningsudvikling. Punktet derefter udskudt til næste bestyrelsesmøde.

 

 

Ad. 7.

Oplæg fremlagt med tilføjelser fra bestyrelsen. Bestyrelsens opgave overordnet at prioritere hvorledes de forskellige interessenter skal vægtes er udsat til næste møde.

 

ref. Bent Hjort

Download som PDF

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 11. februar 2021 kl. 17 afholdt virtuelt på Teams

Til stede var: Bent Hjort, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Anne Mette Schrader Nikolaj Lykke Langgaard,
Marianne Vangsgaard Torbensen, Lars Lundt, Morten Pipper, Erik Kokholm og Holger Schmedes

Kort præsentation af bestyrelsesmedlemmer og deres virke

Godkendelse af referat fra årsmødet

Konstituering af bestyrelsen

Overlevering fra den tidligere bestyrelse (se meget gerne tidligere referater samt vedtægter her)

Henvendelse fra kommunen med ønske om hurtig sagsbehandling.
– eventuelt

Ad. 1

Ad. 2

Referatet fra Årsmødet blev godkendt.

Ad. 3

Bestyrelsen konstituerede sig selv og Holger Schmedes blev valgt til formand og Anne Mette Schrader valgt
til Næstformand.

Ad. 4

Kort orientering vedr. administration sekretær og de udfordringer der er vedr. lavere bemanding og de
facto mangel på sekretær.
Orientering og spørgsmål vedr. kommunens ansøgning til Danske Musik- og Kulturskoler på at reducere
OrkesterMester koblet på Øster Jølby og Sydmors Skoler.
Grundlæggende spørgsmål vedr. musikskolens praksis og hvorledes samarbejdsprojekter er koblet op på
folkeskoler eller andre institutioner. Fokus på lignende tilbud med de mange andre offentlige og private
institutioner i kommunen.
Der er en primær opgave i at få musikskolen tilbage på normal. Det gør at der er nogle vigtige beslutninger
der skal tages, gør at bestyrelsen snarest skal mødes.
Oplæg på snarligt møde som afholdes fysisk.
s. 2

Ad. 5

Kommunaldirektør Torben Gregersen skriftlige henvendelse modtaget 11. februar 2021 blev behandlet. Da
henvendelsen kræver en vedtægtsændring, var det ikke muligt for bestyrelsen på dagens møde at tage
beslutning omkring henvendelsen. Det blev derfor besluttet at Børne- og Kulturudvalget får et svar på
bestyrelsens stillingtagen efter næste afholdte bestyrelsesmøde.
Det blev yderligere besluttet at fastsætte et arbejdsudvalg bestående af Holger Smedes, Lars Lundt og Bent
Hjort med henblik på til at komme med udkast til vedtægtsændringer. Udkastet skal behandles på
førstkommende bestyrelsesmøde.
Ref. Bent Hjort

Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag d. 28. januar 2021 kl. 19 via Teams

Til stede var: Jannie Larsen, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Jakob Halkjær, Lise Holm-Andersen og Bent Hjort.

Afbud fra Stig Lausten

Dagsorden:
1. Status på musikskolen – orientering v. BHJ
2. Drøftelse af diverse opgaver indsendt fra musikskolens ledelse
3. Årsmøde
4. Covid-19 – håndtering af kontingenter og tabt undervisning.
5. Økonomi
6. Interessentkortlægning
7. Rapport vedr. sagsforløb med kommunen

Ad 1)

Med bistand fra kommunens HR-afdeling er indgået en fratrædelsesaftale med sekretær Marian Bjørnholdt
Mikkelsen. Dette betyder at musikskolens sekretærstilling pt. er ubesat og sekretæropgaver varetages af
vikar, samt musikskolens leder.

Jævnfør musikskolens vedtægter, så har musikskolelederen indkaldt til valgmøde for at der kan blive valgt
en lærerrepræsentant til musikskolens bestyrelse. Valgmødet finder sted tirsdag d. 10. februar kl. 12.
Nuværende repræsentant stiller ikke op til genvalg.

Samme tirsdag er personalet indkaldt til møde. Et af punkterne bliver klargøring af den kommende sæson,
hvori en kerneopgave bliver rekrutteringsarbejde på at hverve flere elever. I det arbejde vil musikskolens
markedsføringsplan inddrages, herunder de oplistede markedsføringsaktiviteter.

Der arbejdes i ledelsen på at samle op på musikskolens ansatte og deres ansættelser. Grundet manglende
overlevering fra tidligere ledelse er det svært at flytte ind i den måde som arbejdstiden er blevet
tilrettelagt. For flere medarbejdere er der ikke indgået en beregning og aftale for indeværende sæson,
inden daværende leders fratrædelse. Planen er at bruge de få aftaler som er indgået som skabelon for
resten af personalet denne sæson ud. Det forventes at oplæg til disse er lavet inden vinterferien, samt at
disse bliver en del af MUS som påbegyndes fra uge 8.

TR og AMR-udvalget bestående af Nikolaj Langgaard, Anders Duus og musikskolelederen mødes hver uge.
Pt. arbejdes der på at færdiggøre personalehåndbogen. Det estimeret at kunne komme med et udkast til
denne i løbet af en måned.

Produktion af musikskolens årshjul påbegyndt og forventes at være færdigarbejdet inden vinterferien. I
årshjulet tilkobles bl.a. markedsføringsplan og fremlagte årshjul fra kommunen.
Møde med revisor hvor spørgsmålet om momsfradrag og regnskabsprogram blev drøftet. Begge forhold
undersøges

 

Ad 2)

Med afsæt i musikskolens administrations fortsatte udfordringer, og i indkøring af ny musikskoleleder, er
der et ønske fra musikskolelederen på at personalerepræsentanten i 2021 besættes af enten AMR eller TR.
Med afsæt i en fælles drøftelse, er bestyrelsens holdning at man vil fastholde det armlængdeprincip
beskrevet i vedtægterne, at lærergruppen blandt egne vælger personalerepræsentanten.
Hjemmeside – udfordringer og løsninger.

Som en stillet opgave for Musikværket skal der laves en ny hjemmeside for Musikværket, som skal driftes af
musikskolen. Bent præsenterede de udfordringer som er ved de nuværende platforme og gav et bud på en
løsning som musikskolens administration ønsker. Efter drøftelse omkring fordele og udgifter vedr. oplægget
samt økonomi, blev punktet udsat til næste bestyrelsesmøde

Nuværende ansættelsesgrader i forhold til elevtal. For langt af de fleste ansatte på musikskolen er der
uoverensstemmelse mellem deres ansættelse og de reelle arbejdsopgaver. Grundlaget for
uoverensstemmelserne skal ses ud fra Covid-19 situationen i Danmark, samt det forhold at musikskolen har
været drevet uden reel ledelse i estimeret 6 måneder i en periode hvor hvervning af elever ikke er prioriteret.
Problematikken blev drøftet i bestyrelsen og forskellige forslag til håndtering af sagen blev forelagt
musikskolelederen.

 

Ad 3)

Der er få tilmeldinger til årsmødet. Der ligger en opgave på at få flere til mødet, samt at prikke til
kandidater til bestyrelsen.
Bestyrelsen indstiller Tony Nedergaard eller Claus Hansen fra Dueholmskolen som ordstyrer. Jannie Larsen
kontakter disse med obs på at disse kan deltage i en generalprøve på Zoom tirsdag d. 2. februar.

 

Ad 4)

Det blev besluttet at fortsætte med tidligere beslutning, hvori afviklet online undervisning betragtes på lige
fod som undervisning ved fysisk fremmøde. Den undervisning som pt. er aflyst, herunder
holdundervisningen kræves der ikke opkrævning for i rate 3. Ellers opgøres den endelige undervisning som
er afviklet i hele sæsonen i forbindelse med rate 4.

 

Ad 5)

Årsregnskabet 2020 blev gennemgået men endelig gennemgang med revisor er påkrævet inden bestyrelsen
kan godkende regnskabet.
Det blev besluttet at musikskolen skulle forsøge at få indkrævet nogle af de manglende opkrævninger fra
rate 4 sæson 2019-20.

 

Ad 6)

Punktet blev udskudt til næste møde.

 

Ad 7)

Jævnfør orientering på sidste bestyrelsesmøde er der fortsat udfordringer omkring de aftaler som indgås og
derefter skal eksekveres med kommunens centerchef. Med afsæt i forsatte forsinkelser i sagsbehandlingen
af OrkesterMester har musikskolen måtte give udtryk for dette over for centerchefen. Det omhandler at
musikskolen ad flere omgange skal rykke centerchefen, at anmodninger og aftaler ikke overholdes, hvilket
udfordrer musikskolens tålmodighed. Disse udfordringer har medført at der fra musikskolens side er lavet
en skriftlig rapport omkring disse forhold fremlagt på bestyrelsesmødet.
Rapporten omhandler forhold omkring musikskolen gentagende gange har måtte rykke for aftaler, samt har
måtte opgive at få svar på spørgsmål og anmodninger rettet til centerchefen, herunder også verificeringer
af aftaler som er indgået på møder med centerchefens deltagelse. De af møderne indkaldt af centerchefen
og/eller kommunen har aldrig medført referat fra centerchefen/kommunens side, hvilket har betydet at
musikskolen har måtte lave skriftligt oplæg på aftaler, med efterfølgende behov for verificering hos
centerchefen af disse aftaler. I forhold til sagens omfang samt den væsentlige økonomi musikskolen
investerer i projektet, udfordres musikskolen af ovenstående.

 

Ref. BHJ

Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag d. 11. januar 2021 kl. 19 via Teams

Til stede var: Jannie Larsen, Søren Østergaard, Jens Dahlgaard, Jakob Halkjær, Lise Holm-Andersen og Bent Hjort.

Afbud fra Stig Lausten

Dagsorden:
1) Status på Musikskolen (BHJ)
Aktiviteter
2) Gennemgang af organisation. (JAL)
3) Årsmøde (JAL)
Hvordan skal vi afholde årsmødet hvis restriktionerne forlænges?
4) Drøftelses af Morsø kommunes henvendelse: (JAL)
Morsø Kommune har et ønske om, at de i stedet for 1 kommunalbestyrelsesmedlem i bestyrelsen kan
være 2 kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Skal det andet medlem have stemmeret kræver dette en vedtægt ændring.
5) Økonomi (JAL)

 

Ad 1)

Orientering vedr. personalesituationen.
Musikskolen har afholdt møde med Michael Dahlgaard og Torben Gregersen vedr. fortsatte udfordringer på
at partnerne Musikskolen på Mors, Øster Jølby og Sydmors Skoler, Dueholmskolen og Morsø Kommune får
færdigbehandlet og underskrevet partnerskabsaftale koblet op på OrkesterMester. Mødet udmundede i at
Morsø Kommune ønsker at trække Dueholmskolen ud af projektet, samt nedskalere projektet fra 4 til 3 år
løbetid. Derudover blev det aftalt af der til musikskolen gives dækningsgaranti fra kommunen v. centerchef
Michael Dahlgaard mht. til at musikskolen indkøber instrumenter til OrkesterMester og disse er bestilt hos
leverandør. Kommunen retter henvendelse til projektejer af OrkesterMester Danske Musik- og Kulturskoler
(DMK) med hensyn til ændringer i den oprindelige ansøgning koblet op på Øster Jølby og Sydmors Skoler,
Dueholmskolen, jævnfør forpligtelse omkring dette ved større ændringer i projektet.

Musikskolen har i uge 2 rykket for videre sagsbehandling v. Michael Dahlgaard, herunder en skriftlig
orientering til partnerne omkring kommunens beslutning jævnfør ovenstående, således at partneraftalen
omkring OrkesterMester snarest kan underskrives.

Der arbejdes på at få registreret alt inventar i SpeedAdmin. Administrationsprogrammet bruges også til at
registrere Musikværkets inventar. Alt inventar mærkes derudover så ejerforhold fremgår tydeligt.
Efter aftale med Musikværkets bestyrelse arbejdes der på at få opdateret deres hjemmeside. Omkring
arrangementer og aktiviteter på Musikværket, inkl. musikskolens aktiviteter bestræbes på en samlet
kalender, med mulighed for at filtre de forskellige institutioner.

Verdens Vinde. Musikskolen har ansvaret til regnskabet og der arbejdes på at få lukket projektet.
Musikskolen har været lukket for fysisk fremmøde af undervisning siden uge 51 2020. Undervisning afvikles
i videst muligt omfang online.

Niels Svenningsen stammer fra Mors og vi har derfor valgt at uddele et Legat til Morsø Musikskole på kr.
25.000. Legatet er tiltænkt jer, for at understøtte den store indsats i gør i hverdagen og den måde I får
musik ind i hjerterne i mange mennesker og familier – I er med til at gøre det muligt, at musik er en del af os
alle og ikke mindst af lokalområdet.

Personalet har valgt Nikolaj Langgaard som TR. Dermed er TR-repræsentantposten igen besat efter i flere år
ikke har været besat.

 

Ad 2)

Gennemgang af organisationsstruktur. Det blev aftalt at bestyrelsen inddrages i en interessentanalyse i
forhold til musikskolen. Digitalstyrelsens vejledning til interessenthåndtering. sendes rundt til bestyrelsen.
https://digst.dk/media/18212/14-vejledning-til-interessenthaandtering.pdf
Punkt på næste møde.

 

Ad 3)

Ud fra input fra bestyrelsesmedlemmerne blev der enighed om at Bent kontakter Jesper Linde Kjeldsen fra
firmaet Greait i forhold til tilbud på en digital afvikling af årsmødet.
Bestyrelsen beder folk tilmelde sig til årsmøde ved at sende e-mail til formanden på e-mail jal@vils.dk ved
fulde navn. Derudover anmodes det om at kandidater til bestyrelsespost indmelder sit kandidatur. Deadline
for ovenstående mandag d. 1. februar.

Søren og Jannie udfærdiger et skriv som sendes til Bent som udsender torsdag d. 14. januar.
Dagsorden til årsmødet for 2019+2020:
1. Formandens beretning
2. Regnskab
3. Valg af medlemmer til bestyrelsen

 

Ad 4)

Sagsbehandling af henvendelsen blev drøftet og det blev besluttet at man ikke laver vedtægtsændringer
vedrørende bestyrelsens sammensætning. Bestyrelsen vil gerne invitere en ekstra person for Børn og
Kulturudvalget til at sidde i bestyrelsen. Begrundelsen for dette er at bestyrelsen ønsker at der skal være et
flertal af brugerne i bestyrelsens sammensætning.

 

Ad 5)

Årsregnskab er hos revisor. Gennemgås og godkendes til næste bestyrelsesmøde.

 

Ref. Bent

Årsmødereferater

Musikskolen på Mors er en selvejende institution.

Musikskolen afvikler årsmøder ultimo februar måned.

Se referater fra årsmøderne her:

MENU

MENU